Factoría de Industrias Creativas
03/08/2021
Recordamos que solo hace año y medio nos confinaron en nuestros domicilios debido a la pandemia provocada por la COVID-19. Antes de ese momento vivíamos una realidad donde la relaciones sociales primaban sobre las relaciones digitales, aunque todos teníamos muy presentes nuestra obligado proceso de digitalización. Casi todas las organizaciones teníamos diseñado nuestra estrategia de transformación digital, pero el público en general no había adoptado en su mayoría 100% los hábitos digitales.
Nos sobrevino la pandemia y nuestros planes de digitalización se aceleraron, pero eso no fue lo importante. Lo que se aceleró fueron los hábitos de consumo de la ciudadanía, pasaron de ser una obligación a ser una realidad digital y en estos momento de desescalada se instalan las realidades híbridas.
En 2020 Factoría tuvo que suspender su semana de encuentros profesionales, que se tendría que haber realizado en el mes de junio de dicho año, y que previsiblemente la hubiéramos desarrollado en el Palacio de Longoria de la Fundación SGAE. En este 2021 decidimos adaptar nuestro modelo a la nueva era digital.
1. MIC Factoría: transformación digital de nuestras jornadas profesionales
Antes de esta digitalización acelerada, nuestros encuentros se desarrollaban en el transcurso de una semana, dedicando cada día a un sector cultural específico y compartiendo el mismo formato y estructura todas las sesiones: mesas redondas de innovación con expertos del sector, presentación de los proyectos emprendedores y dinámica de networking. Estas jornadas las hacíamos en Madrid, por lo que solo se impactaba sobre el ecosistema cultural y creativo de la ciudad.
La transformación digital supuso un cambio absoluto del alcance y del proceso, teniendo que incorporar el uso de tecnologías nuevas para nosotros. Nuestras jornadas profesionales se convirtieron en 2021 en MIC Factoría, que pasa a ser un evento con unas características propias:
- Es un evento digital que permite que las actividades sucedan en simultáneo y en multiplataforma, con un alcance internacional y en diferentes zonas horarias.
- Ya no es un evento español de Madrid, sino un evento en español, enfocado a una comunidad idiomática y no a un entorno geográfico.
- Ya no es un evento exclusivo de Factoría, puesto que es imposible impactar a toda la comunidad en español desde una única entidad. Ahora el evento está impulsado por Factoría, pero se produce en red, con un equipo de socios que pertenecen a distintos países. Cada socio nacional propone ponentes, selecciona proyectos que participarán en el mercado y comunica el evento.
- El evento se desarrolla en multiplataforma y en multicanal. Las retransmisiones se han podido seguir en streaming por diferentes canales y redes sociales, tanto a través de medios propios como de medios asociados. La tecnología del mercado (networking) se ha desarrollado en una plataforma de terceros (Koyag).
Este nuevo modelo de desarrollo de jornadas profesionales digital nos ha permitido contar con más de 50 ponentes, 8 mesas redondas, 8 socios desarrolladores del evento, impacto en más de 12 países y el desarrollo de un mercado con más de 300 profesionales emergentes y consolidados de la industria cultural y creativa. Además, hay que sumar los usuarios que asistieron en directo a las mesas redondas y que las consumen a día de hoy en el canal abierto de Youtube.
2. Consejos para diseñar y organizar tu evento digital
Tras habernos enfrentado a la transformación de nuestro evento profesional, te compartimos algunas reflexiones y consejos que consideramos que debes tener en cuenta para que tu evento sea más efectivo.
Algunos de estos consejos derivan hacia una reflexión sin tener una solución única o válida para todos los eventos, solo ponemos de manifiesto las realidades a los que nos enfrentamos con este tipo de eventos:
A. Consejos para organizar un evento digital con mesas redondas
- Piensa si tu evento debe ser retransmitido en directo. Aunque a priori damos por hecho que es una necesidad realizar los eventos digitales en directo, realmente el único valor añadido del mismo es la interacción con el público. La realidad es que el consumo del contenido digital cada día más rechaza los horarios determinados y se consume los contenidos cuando se quiere. ¿De verdad tiene sentido un contenido en directo si realmente no va a haber un volumen considerable de personas siguiéndolo en el horario establecido? Si quieres añadir el valor de la interacción, plantéate vehiculizar la interacción con el público mediante preguntas previas.
- No olvides nunca la huella digital. En los eventos presenciales, la huella digital se utilizaba como una manera de poner en valor los eventos. Ahora en los eventos digitales, la huella digital es el evento en sí mismo, los contenidos que se desarrollan se consumen exponencialmente sobre realidad grabada. ¿No deberíamos cambiar y primar la postproducción del evento?
- Piensa en los horarios. Volvemos al concepto de cita. Antiguamente quedamos para ir a una conferencia o estábamos pendiente de un horario para ver nuestro programa preferido en la televisión. En el mundo digital eso no existe, además en un evento como MIC Factoría se trabaja sobre diferentes zonas horarias. ¿Tiene sentido generar directos o falsos directos?, ¿a qué horas?. A lo mejor hemos de pensar en tres horarios: mañanas y tardes europeas (que coincide con la mañana de gran partes de los países de LATAM) y madrugadas europeas que son las tardes de LATAM.
- Diseña bien el contenido de las mesas. Si llegamos a la conclusión de que lo que hace único a las mesas redondas digitales es la participación del público en los conversatorios, ¿tiene sentido que la presentación de proyectos, experiencias y casos sean parte de estas mesas?, ¿no tiene más sentido dejar para el directo todo lo que tiene un componente de interacción y dejar como contenido grabado la presentación de proyectos?
B. Consejos para organizar un evento digital con rondas de negocios y networking
- Mide la conversión. Los ratios de conversión de los evento digitales aún presentan diferencias respecto a los eventos presenciales en cuantos a las actividades de networking y rondas de negocios. Ahora nos encontramos con varios embudos: entre los proyectos que se inscriben, los que tras inscribirse solicitan reuniones y los que realmente las tienen. Hemos de generar herramientas de formación y diseñar estos espacios de negocios para que sea más fácil la interacción entre los usuarios y que la tabla de conversión cada día sea mejor.
- Evalúa si los horarios deben estar acotados. Normalmente desarrollamos los mercados digitales como una traslación al entorno digital de lo que era un antiguo mercado presencial, pero esto no es así. Por eso los horarios, las definiciones de compradores o vendedores o los tiempos del mismo han de ponerse en duda. Para que un mercado digital tenga mejores conversiones las reuniones han de suceder cuando les venga bien a los usuarios y no estar limitados a un horario preestablecido, teniendo que acomodarse. Probablemente los espacios digitales para realizar networking y rondas de negocios han de estar abiertos y accesibles 24/7 y que sean los usuarios los que decidan el cómo y el cuando contactar.
- Replantéate el concepto de mercado. Tradicionalmente está la figura del comprador y del vendedor, uno solicita la reunión al otro y es aceptada (o no), pero los vendedores no solicitan reuniones a los vendedores. En la nueva era digital, todos compramos y todos vendemos. Hay veces que si bien no queremos comprar si queremos conocer tendencias e innovaciones. El modelo tradicional de comprador y vendedor está en crisis en estos formatos.
- ¿Hasta cuando dura un mercado?. Los mercados online ayudan a los primeros pasos, pero lo importante en la gestión del post-mercado, el día después. Hemos de diseñar formatos de producto que nos permitan apoyar en el día después, generar canales estables entre los agentes que han participado en un mercado que quieren mantener sus relaciones comerciales. El éxito de un mercado no es cuánta gente asiste sino cuantas transacciones propicia.
C. Consejo obvio final: la digitalización
Es en la organización de estos eventos cuando nos damos cuenta de la trascendencia de tener una organización digitalizada, con procesos estandarizados, CRM implementado, ecosistema de comunicación, una estrategia de marketing digital, una comunidad digital ya creada.
Sin esto es imposible afrontar el reto del desarrollo y la puesta en valor de un evento digital para que trascienda y perdure en el tiempo.
3. Conclusión
Desde Factoría asumimos que este nuevo formato de eventos y mercados digitales no sustituirán a los presenciales, pero si los complementarán y desde luego han llegado para quedarse. La participación del público es la nota diferenciadora de los contenidos digitales y determina cómo organizar un evento en función de los objetivos que se persigan.
Hemos de repensar los eventos presenciales, pero también los digitales. Desde Factoría en el MIC Factoría 2022 intentaremos abordar todos estos retos y buscar soluciones efectivas para eventos digitales que combinen contenidos, interacción del público y espacios de networking y rondas de negocios.