Planificación estratégica de proyectos culturales II: planificación de programación y de financiación

Seguimos planificando el 2022, y una vez realizado el análisis crítico de nuestra situación y del entorno, el siguiente paso para realizar la planificación estratégica de nuestro proyecto cultural hacer una planificación de la programación y del presupuesto.

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En Octubre nos hemos propuesto ayudarte a realizar el proceso de planificación estratégica de tu proyecto cultural, porque se avecina un 2022 lleno de grandes retos y de grandes oportunidades. 

Ya te hemos hablado de lo importante que resulta que realices un análisis previo de la situación de tu proyecto y del entorno, es el primer paso que debes dar en este proceso de diseño de tu estrategia. Siguiente paso: realizar la planificación de la programación y el presupuesto.

¿Vamos a por ello?

1. Haz la planificación de tu programación cultural en 5 pasos

Una vez hemos resuelto todas las preguntas sobre nuestro análisis interno y hemos tenido en cuenta la posible realidad del 2022, llega el momento de hacer aproximaciones a la programación del 2022. ¿Qué vamos hacer?, ¿con qué recursos?, ¿qué tipo de productos vamos a desarrollar?. Estas respuestas determinarán nuestros financieros y las necesidades de recursos técnicos y humanos.

Aquí os proponemos 5 pasos a dar para hacer esta planificación de la programación:

  • Cierra una programación tipo con los productos o servicios que quieras sacar a mercado, tanto productos propios como de terceros. Ten en cuenta los siguientes aspectos:por un lado la realidad estacional del consumo cultural. Tengamos en cuenta las vacaciones, desde el final de julio hasta principios de septiembre son meses de escasa productividad si tu cliente es una institución. Y las Navidades son otro otro momento de parón. por otro lado el mix de producto. De todo lo que vamos a programar determina qué es producto propio y cuáles son productos que desarrollan terceros. También debes pensar en cuáles son productos ya desarrollados y cuáles vamos a desarrollar desde cero. y por último, tengamos en cuenta la producción completa del proyecto cultural, con la pre producción, producción y post producción. En cada momento de la vida de un producto se requieren recursos con diferentes intensidades, pero todos consumen recursos.
  • por un lado la realidad estacional del consumo cultural. Tengamos en cuenta las vacaciones, desde el final de julio hasta principios de septiembre son meses de escasa productividad si tu cliente es una institución. Y las Navidades son otro otro momento de parón. 
  • por otro lado el mix de producto. De todo lo que vamos a programar determina qué es producto propio y cuáles son productos que desarrollan terceros. También debes pensar en cuáles son productos ya desarrollados y cuáles vamos a desarrollar desde cero. 
  • y por último, tengamos en cuenta la producción completa del proyecto cultural, con la pre producción, producción y post producción. En cada momento de la vida de un producto se requieren recursos con diferentes intensidades, pero todos consumen recursos.
  • Traslada la programación tipo a un cronograma de tiempos. Y que ese cronograma sea lo más realista posible, sé sincero contigo mismo en cuanto a los recursos y el tiempo que tienes.
  • Contrasta la programación propuesta con la necesidad de tener un mix de producto “sano”. Es el momento de pensar si a lo mejor hay que apostar más por un tipo de productos diferente al que te gustaría y  apoyar con eso la sostenibilidad de tu proyecto.
  • Confronta lo que propones como programación para 2022 con tus equipos y las capacidades de producción.
  • Analiza si tienes capacidad de comunicar todo lo que propones. Un proyecto que no se comunica no existe, ¿Quizás vale la pena hacer menos y comunicar mejor? 

2. Traslada la programación a la realidad de tu financiación

Una vez decidida la programación, el siguiente paso es hacer la planificación financiera, por lo que debemos trasladar la programación aún presupuesto en un proceso doble.

Primero hagamos un presupuesto con lo que queremos hacer, siempre apoyado con un estudio de los porcentajes de lo que pesa cada partida sobre el total. Estos porcentajes son los que nos van ayudar a analizar nuestra propuesta y nos van a ayudar a modificarla para que sea realista.

Este presupuesto debe contemplar al menos:

  • Coste real de producción, tanto de recursos humanos como de necesidades de recursos de terceros. Por tanto, analiza los siguientes costes: tus costes generales costes directos de produccióncostes de marketing y de inversión publicitariay todos los otros costes generales de tu empresa
  • tus costes generales 
  • costes directos de producción
  • costes de marketing y de inversión publicitaria
  • y todos los otros costes generales de tu empresa
  • Estimación de ventas, siempre haciendo una estimación doble teniendo en cuenta el peor escenario de ventas
  • Si tenemos necesidades de financiación y de dónde la queremos obtener:  ¿subvenciones? ¿préstamos? ¿ampliación de capital?

Segundo, una vez hemos hecho nuestra “lista de los reyes magos”, nos toca adaptarlo a la realidad y nuestra capacidad. Si este proyecto te sale bien a la primera será que has sido muy optimista con las ventas o con los costes. Normalmente todos hemos de adaptar nuestros deseos a nuestras capacidades

Ya te lo hemos dicho en otras ocasiones: cualquier planificación es un ejercicio de aproximaciones sucesivas, seguro que debes cambiar lo que propones en un principio. Es parte del proceso, no te preocupes.

3. Adapta el modelo de trabajo y los controles de ejecución

Tan importante como desarrollar la planificación es seguir la evolución del proyecto, analizarla y adaptarla a la evolución real de la ejecución. En muchas ocasiones elaboramos estos documentos y los abandonamos en un cajón. ¡Error!

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos hacer y con qué medios, es el momento de analizar cómo lo hacemos. Plantéate las siguientes preguntas:

  • De lo que haces en un día, ¿qué aporta valor y que no? Todos tenemos un dinámica en la que hacemos tareas por pura inercia y que no nos aportan valor, es el momento de replantearnos lo que hacemos y cómo lo hacemos. Quizás sea el momento de aplicar herramienta y metodologías para mejorar tu productividad.
  • De todas las actividades que realizas, ¿qué es mejor que hagan terceros y qué es imprescindible que se produzca por el equipo? Hay veces que hacemos tareas de muy bajo valor añadido que sería mejor que hicieran terceros, nos resultaría más barato y tendríamos tiempo para generar un valor real a nuestro proyecto.
  • ¿Qué elementos de control tienes? Es casi seguro que el presupuesto y la planificación que planteamos no se cumpla, tendremos que adaptarlo. Pero para poder hacerlo hemos de tener herramientas de control: ¿nos analizamos una vez al mes o al trimestre?, ¿analizamos sólo las ventas o también la comunicación y la producción de proyectos en desarrollo? ¿Cómo tomamos la decisión de cambio?

En próximas entregas seguiremos con esta planificación estratégica para 2022, y te contaremos las posibles financiaciones existentes y posibles para proyectos emergentes y para proyectos ya en marcha.

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